Швидка та ефективна доставка є важливою для магазину електронної комерції. Один простий спосіб покращити процес пакування та покращити клієнта послуга полягає в тому, щоб просто додати пакувальний лист до кожного замовлення.
Створення пакувального листу займає лише кілька хвилин, але це може заощадити ваш час і зусилля, забезпечивши належну доставку ваших продуктів. Дізнайтеся більше про те, коли додавати пакувальну накладну, і завантажте безкоштовний шаблон пакувальної накладної Shopify, щоб почати.
Що таке пакувальна накладна?
Пакувальна накладна – це документ, який містить відомості про елементи, що входять до пакунка. Пакувальні листи корисні як для продавця, так і для клієнта. Пакувальний лист допомагає клієнту швидко ідентифікувати елементи, включені в його замовлення, і спрощує процес доставки для продавця.
Пакувальний лист виконує дві основні функції. Він слугує контрольним списком для особи, яка пакує замовлення, дозволяючи їм переглянути пакувальний лист, щоб переконатися, що він містить усе, що замовив клієнт. Після того, як замовлення було доставлено, клієнт може використати пакувальний лист, щоб перевірити відсутність елементів і допомогти з поверненням або обміном.
Що таке цифровий пакувальний лист?
Деякі підприємства вибирають цифровий пакувальний лист, щоб зменшити відходи паперу. Цифровий пакувальний лист містить ту саму інформацію, що й друкований пакувальний лист, але надсилається електронною поштою або за посиланням.
Брітт Мартін, голова відділу партнерства компанії екологічного пакування Arka, каже, що цифровий пакувальний лист «не тільки мінімізує відходи, але й покращує можливість клієнта отримати доступ до і керувати своїми записами транзакцій». Надсилання цифрової пакувальної накладної гарантує, що ви матимете легкий пошук усіх відправлених замовлень та їхнього вмісту.
Яка різниця між пакувальною накладною та транспортною етикеткою?
Хоча обидва вони допомагають спростити процеси доставки, існує кілька ключових відмінностей між пакувальними листами та транспортними етикетками.
З одного боку, пакувальний лист міститься в пакунку, тоді як транспортна етикетка знаходиться на зовнішній стороні. Хоча пакувальні листки допомагають продавцям і клієнтам, транспортні етикетки здебільшого на користь перевізників, які використовують їх для транспортування пакунків з одного місця в інше.
Деяка інформації про пакувальна відомість – це те саме, що ви знайдете на транспортній етикетці, наприклад адреси доставки та доставки. Але пакувальні квитанції також містять інформацію про вміст пакунка, яку ви зазвичай не знайдете на транспортній етикетці.
На транспортних етикетках також зазвичай є штрих-код, який дає змогу перевізнику швидко отримати інформацію про пакунок..
Чи є пакувальний лист квитанцією?
Пакувальний лист відрізняється від квитанції, але містить певну інформацію. Квитанція — це юридичний документ, який підтверджує, що клієнт отримав товари чи послуги в обмін на оплату.
Пакувальний лист не підтверджує, що клієнт отримав свій пакет, оскільки продавець створює пакувальний лист перед відправленням.
Хто надсилає пакувальні накладні?
Підприємства електронної комерції, які продають фізичні товари, часто надсилають пакувальні накладні як частину процесу виконання. Підприємства з високим рівнем прибутку, як-от роздрібні магазини одягу електронної комерції, і ті, що мають великі оптові замовлення, частіше надсилатимуть пакувальні листи.
Підприємства, які продають товари з кількох складів або мають кілька сторін, залучених до виконання замовлень частіше надсилатиме пакувальні квитанції, ніж компанії, які роблять усе вдома. Однак будь-яка компанія електронної комерції може отримати вигоду від використання пакувальних листів для доставки та виконання.
Не для всіх посилок потрібна пакувальна накладна. Використовувати пакувальний лист потрібно лише в тому випадку, якщо це полегшить процес доставки та повернення для вас і ваших клієнтів. Буває кілька випадків, коли пакувальна накладна особливо корисна, наприклад, коли кілька товарів у замовленні доставляються окремо.
Переваги використання пакувальної накладної
Якщо більшість пакунки не вимагають пакувального листка, навіщо його використовувати? Є кілька очевидних переваг:
Зменшення кількості помилок при пакуванні
Основна причина, чому підприємства електронної комерції використовують пакувальні бланки, це зменшення кількості помилок при пакуванні та доставці. Роздрукована пакувальна відомість служить контрольним списком під час пакування замовлення та може бути особливо корисною для замовлень, які містять товари з різних складів або надсилаються кількома відправленнями.
Якщо ви пакуєте кілька замовлень одночасно, пакувальна накладна дає змогу легко зіставляти пакунки з транспортними етикетками, оскільки пакувальна накладна містить адресу клієнта.
Оптимізуйте повернення
Пакувальні накладні здійснюють повернення, заміну, і обмін легше, оскільки клієнт має всю необхідну інформацію, включаючи SKU або номери товарів, щоб почати повернення. Звичайно, вони можуть перевірити підтвердження свого замовлення, але друк пакувальних листів полегшує роботу клієнта, особливо якщо вони отримують багато пакунків або якщо вони випадково видалили електронний лист із підтвердженням замовлення.
Покращити обслуговування клієнтів
Пакувальний лист додаткова послуга, яку ви можете надати своїм клієнтам, дозволяючи їм швидко та легко перевірити, чи отримали все замовлене. Це також можливість додати щось додаткове, як-от нестандартне брендування або швидку подяку, написану від руки.
«Навіть найменші елементи, як-от пакувальні квитанції, запропонуйте можливість посилити ідентичність бренду», – каже Брітт.
Забезпечте безпечну доставку
Пакувальний лист може стати в нагоді, якщо транспортна етикетка буде пошкоджена. Якщо перевізник не може прочитати етикетку, він може відкрити пакунок і побачити адресу клієнта, адресу повернення та контактну інформацію обох сторін.
Що включати в пакування листок
Кожний пакувальний лист повинен містити:
- Номер замовлення та дату замовлення
- Питальний список усього, що замовлення разом із кількістю кожного товару, номером SKU, номером UPC та/або номером продукту
- Контактна інформація клієнта, зокрема: ім’я клієнта, адреса доставки, адреса виставлення рахунку , а також номер телефону та/або адресу електронної пошти
- Контактна інформація продавця, зокрема: назва вашої компанії, зворотня адреса, веб-сайт, номер телефону та/або адреса електронної пошти
- Перевізник і спосіб доставки
Залежно від замовлення ви також можете включити:
- Короткий опис товару для кожного товару
- Розташування кожного товару на вашому складі
- Вага та об’єм кожного пакунка і загальна вага відправлення
- Кількість пакетів або піддонів у замовленні
- Інструкції щодо повернення продуктів та що робити, якщо виникла проблема із замовленням
- Інструкції від клієнта, як-от запити щодо упаковки подарунків або зменшення упаковки
Як створити власний пакувальний лист?
- Виберіть свій шаблон
- Налаштуйте свій шаблон
- Заповніть свій шаблон
- Надрукуйте пакувальний лист
Якщо ви використовуєте Shopify, ви можете створити пакувальні накладні з Замовлення на сторінці адміністратора Shopify. Якщо ні, не хвилюйтеся — легко зробити свій власний пакувальний лист. Ось як:
1. Виберіть свій шаблон
Найпростіший спосіб створити пакувальну накладну — це почати з безкоштовного шаблону пакувальної накладної, який уже містить усі необхідні поля. Завантажте шаблони пакувальних листів нижче, щоб вам не довелося починати з нуля. Він містить інструкції щодо його використання, і ви можете налаштувати його відповідно до власних бізнес-потреб і вимог.
2. Налаштуйте свій шаблон
Налаштуйте свій шаблон, додавши свій логотип, кольори свого бренду, назву вашої компанії та іншу інформацію, яка залишатиметься незмінною для всіх замовлень, наприклад зворотню адресу чи повідомлення подяки. Тепер у вас є спеціальний шаблон, який можна використовувати для створення пакувальних листів для всіх майбутніх замовлень.
3. Заповніть шаблон
Тепер, коли у вас є готовий налаштований шаблон, ви можете просто додати деталі кожного замовлення, зокрема номер замовлення, адресу доставки та список товарів.
4. Роздрукуйте пакувальний лист
Використовуйте роздрукований пакувальний лист як контрольний список під час пакування замовлення, а потім додайте його до пакунка для довідки клієнта.
Поширені запитання про пакувальний лист
Навіщо вам потрібна пакувальна накладна?
Пакувальна накладна дає вам змогу відстежувати все, що ви вкладаєте в замовлення, і забезпечує надсилання замовлення в потрібне місце. Він також є корисною довідкою для клієнта.
Яка різниця між пакувальним листом і замовленням на купівлю?
Замовлення на купівлю може виглядати як пакувальний лист, але це дві різні речі. Замовлення на купівлю є юридичним документом; пакувальний лист не є. Крім того, пакувальні листи створюють продавці, а замовлення на купівлю – покупці. Замовлення на купівлю також міститиме деталі про спосіб оплати, а пакувальна накладна — ні.
Яку інформацію можна знайти на пакувальній накладній?
Пакувальна відомість потребує, як мінімум, переліку кожного товару в замовленні з кількістю (щоб гарантувати, що потрібні товари потраплять у пакунок) та адресою доставки клієнта (тому ви можете зіставити пакунок із транспортною етикеткою).
Яка різниця між пакувальною накладною та рахунком-фактурою?
Рахунки-фактури надсилаються особі чи компанії, які оплатили покупку, а пакувальні листи надсилаються за адресою доставки (іноді вони збігаються). Зазвичай рахунки-фактури надсилаються до отримання платежу як для запиту оплати, так і для фінансової звітності покупця та продавця. Рахунки-фактури частіше зустрічаються при оптових продажах або наданні послуг; пакувальні квитанції можна знайти як в оптовій упаковці, так і в пакунках для споживача.
Чи потрібна вам пакувальна відомість для міжнародних відправлень?
Для міжнародних відправлень вам потрібно буде заповнити форму митної декларації, також відомої як комерційний рахунок-фактура. Митний формуляр містить майже ту саму інформацію, що й пакувальний лист, тому має сенс створювати їх одночасно. Різниця між митною формою та пакувальною накладною полягає в тому, що митна форма міститься на зовнішній стороні пакунка та містить код узгодженої системи.